Mengatasi Error Too Many Different Cell Formats

Pesan Error "Too Many Different Cell Format" mulai sering aku jumpai beberapa tahun kemudian dikala aku harus merekap data excel dari beberapa unit kerja. Ketika data dikumpulkan menjadi 1 file excel dengan cara copy paste, tiba-tiba muncul pesan error menyerupai ini.

Pesan error tersebut muncul jikalau file dibuka/diedit memakai komputer perusahaan yang masih memakai Office 2003. Jika file tersebut dibuka di komputer eksklusif yang memakai excel 2007, pesan error tidak muncul dan pekerjaan sanggup dilanjutkan. Sayangnya dikala file tersebut dibuka kembali memakai excel 2003, error kembali muncul dan otomatis komputer melaksanakan proses recovery, dan hasilnya : file rusak, semua formatnya cell-nya hilang. :-(

Hal ini cukup memusingkan kepala dan alasannya yakni ketidaktahuan saya, dulu aku menduga ini yakni jawaban ulah virus. Mungkin ada orang yang iseng menciptakan virus cara merusak file excel dan memberikan pesan too many different cell formats setiap kali akan menambahkan format baru. Itu fikiran buruk saya, tapi itu dulu... :-)

Dan kasihan Si Virus jadi tertuduh, padahal ia sama sekali tidak berdosa atas dilema ini :-). Ada juga sobat yang mengatakan, wah ini alasannya yakni terlalu kebanyakan rumus ...! Atau kebanyakan link..!

Penyebab  "To Many Different Cell Format"

Usut punya usut, sehabis browsing di internet dan bertanya pada halaman santunan excel, ternyata penyebabnya sangat terang dan sesuai pesan error dari excel. Yaitu "Too Many Different Cell Formats", artinya "Terlalu Banyak Format Sel Yang Berbeda".  Sebelumnya kok enggak geh ya dengan arti pesan error tersebut??

Dan ternyata untuk kasus yang aku alami, masalahnya terletak pada versi Excel yang digunakan. Microsoft Excel 2003 hanya sanggup menampung 4000 cell style yang berbeda/unik. Cell style atau cell format yakni kombinasi pengaturan format sell termasuk number, alignment, font, border, fill dan protection. Jika satu property saja dari format cell yang berbeda, maka sanggup dikatakan bahwa cell tersebut mempunyai style yang berbeda. Hal ini sanggup diilustrasikan sebagai berikut:

Format Cell yang Berbeda

Gambar diatas mengilustrasikan format cell yang berbeda-beda, meskipun berisi text yang sama terdiri satu karakter aksara A, namun masing-masing cell mempunyai format yang berbeda dan unik satu sama lainnya. Karena kreatifitas user, biasanya tanpa disadari semakin banyak format cell yang berbeda-beda dan pada karenanya akan mencapai batas 4000 format cell yang berbeda.

Microsoft excel 2007, sanggup menampung lebih banyak format cell yang berbeda yaitu sebanyak 64.000. Sehingga jikalau jika file excel 2003 yang sudah over format dibuka memakai excel 2007, maka pesan error tidak akan muncul. Namun celakanya jikalau file tersebut kembali dibuka memakai versi 2003, maka excelnya pun menjadi "mabuk" format.

Pantesan saja, dilema ini sering muncul, sehabis munculnya excel-excel versi yang gres yang lebih canggih dan bisa menampung format yang lebih banyak. Teman-teman yang memakai laptop atau komputer eksklusif sudah memakai versi excel yang lebih tinggi agar tidak ketinggalan zaman.

"Karena loyalitas yang sangat tinggi, banyak teman-teman memakai komputer pribadi, untuk menuntaskan pekerjaan admin kantor. Sangat  Salut ... dan Hebat lah :-) "

Bagaimana Cara Mengatasinya.

• Jika kita bekerja dalam tim sebaiknya dibentuk akad untuk memakai 1 versi excel saja untuk keperluan pengolahan data. Apalagi jikalau petugas yang mengumpulkan data final masih memakai excel jadul 2003, sementara data unit memakai excel mutakhir menyerupai versi 2007, 2010 maupun 2013. Sudah sanggup dipastikan bahwa problem to many different cell format akan terjadi.
• Gunakan jenis font yang sama untuk semua data, dan hindari penggunaan size font yang bervariasi.
• Jangan terlalu banyak variasi dalam warna, alignment, border
• Dan lain-lain pokoknya jangan terlalu banyak variasi format dech... Memang cukup menggangu kreatifitas, tapi pilih mana? tampilan manis dan ngejreng tapi error dan file rusak? atau tampilan sederhana tapi kondusif dan nyaman?
• Jika terlanjur error, buka file yang error tersebut memakai OpenOffice dan save sebagai excel 2000. Cara ini bisa sedikit membantu terutama jikalau kerusakan file belum begitu kompleks.
• Atau jikalau ada cukup waktu clear semua format dan ganti menjadi format yang lebih sederhana dan konsisten.
• Usulkan ke Bos Anda supaya sanggup disetujui budget IT berupa instalasi kegiatan microsoft excel yang paling mutakhir di semua komputer perusahaan / instansi dimana anda bekerja... Nah kalau yang ini mungkin agak sulit...

Demikian semoga bermanfaat :-)