Cara Cepat Isi Sel Kosong

Mengisi sel kosong, mengapa perlu dilakukan?

Jika kita terbiasa memakai fitur PivotTable, Autofilter, Data Short, Subtotal dan beberapa fungsi/rumus menyerupai SUMIF/SUMIFS, COUNTIF/COUNTIFS, SUMPRODUCT, Rumus Array dan Fungsi Database, niscaya kita akan menyadari betapa pentingnya bagaimana data disusun atau diorganisir dalam sebuah tabel. 

Salah satu syarat sebuah tabel yang baik (tabel yang gampang diolah lebih lanjut) ialah semua baris terisi data secara kontinyu, atau tidak ada sel kosong pada kolom-kolom kunci.

Dalam prakteknya sanggup jadi kita dihadapkan pada data yang tidak kontinyu, yaitu baris data diselingi baris cell yang kosong yang diasumsikan data tersebut sama dengan data di atasnya.

Sebelum melanjutkan, boleh donk, dilirik sebentar video ini, maaf videonya masih amatiran...:-)

Jika belum cukup faham dengan video diatas, mari kita lanjutkan pembahasan nya.

Perhatikan screenshot berikut yang menandakan sebuah tabel berisi data nama kabupaten, kecamatan dan desa.

Dapat kita lihat pada sceenshot di atas, beberapa sel di bawah nama kabupaten dan kecamatan dibiarkan kosong. Sel kosong tersebut sebetulnya mengindikasikan nama kabupaten dan kecamatan yang sama dengan di atasnya.

Anggaplah anda ingin memakai fungsi COUNTIF, SUMPRODUCT, Rumus Array, atau fungsi lainnya untuk menghitung jumlah desa yang merupakan penggalan dari kabupaten Ciamis. 

Berapa nilai yang akan didapat?

Ya, Maka anda hanya akan mendapat nilai 1 sebab baris yang berisi data lengkap pada semua kolom hanya ada satu baris.

Selain itu, kita juga tidak sanggup menerapkan fitur excel lainnya menyerupai pivottable, autofilter, dan data sort terhadap model tabel menyerupai teladan di atas.

Tugas kita kini ialah bagaimana mengisi sel kosong tersebut dengan mengambil data dari atasnya, sehingga tabel tersebut sanggup diolah lebih lanjut dengan lebih mudah.

Bisa saja kita mengcopy data satu persatu secara manual untuk memenuhi semua sel. Tetapi kalau kita mempunyai ribuan baris data, tentu saja cara tersebut akan sangat menguras waktu dan tenaga.

Lalu bagaimana cara mengisi sel kosong dengan cepat? Sepanjang pengalaman saya, setidaknya ada tiga metode yang sanggup dilakukan. Jika pembaca punya cara lain, silahkan ditambahkan.

1. Mengisi sel kosong dengan memakai rumus IF dan kolom baru.
2. Mengisi sel kosong dengan pinjaman alat Go To Special
3. Mengisi sel kosong dengan VBA/Macro

Mari kita gali lebih lanjut satu per satu.

Cara 1: Mengisi sel kosong memakai rumus IF 

Untuk mengisi sel kosong memakai rumus IF, kita perlu menyisipkan kolom gres yang nantinya akan menggantikan kolom yang ada sel kosongnya.

• Dengan memakai teladan sesuai screen shot diatas, sisipkan 2 kolom (pada kolom A:B).
• Kemudian pada sel A2 ketikan rumus =IF(C2="",A1,C2)
• Copy rumus tersebut pada kolom A dan B hingga dengan baris final data.

• Supaya rumus menjadi value, maka data di kolom A dan B perlu di konversi menjadi value dengan cara copy paste value (Seleksi kolom A dan B, kemudian klik kanan, pilih copy, lanjutkan klik kanan lagi, paste special, pilih value dan kemudian tekan OK)

• Langkah terakhir : delete kolom C dan D,  maka kita akan mendapat sebuah tabel data dimana semua baris sel terisi sehingga lebih gampang untuk di olah lebih lanjut.

Catatan: Kita juga sanggup membiarkan rumus IF tanpa merubahnya menjadi value. Hanya saja kita tidak sanggup memakai firtur data sort kalau kolom berisi formula, dan kita tidak sanggup men-delete kolom awal nya sebab kalau di delete maka rumus IF akan error #REF.  Cara ini sering saya lakukan kalau tidak ingin merubah struktur tabel data aslinya, tetapi data tetap sanggup diolah lebih lanjut memakai pivotTable.

Cara 2: Mengisi sel kosong memakai rumus dan alat Goto Special.

Cara ke-2 ini memanfaatkan rumus sederhana =SelAtas, dengan terlebih dahulu menyeleksi sel kosong dengan pinjaman fitur Goto Special.

• Seleksi range sel yang akan diisi sel kosongnya, kemudian tekan shortcut F5  atau CTR + G untuk memunculkan jendela Go To.
• Klik tombol Special...
• Pilih opsi Blanks
• Klik tombol Ok
• Ketik =
• Tekan tanda panah atas ↑
• Tekan CTR + Enter

Berikut screenshot langkah-langkah mengisi sel kosong memakai Goto Special.

• Langkah terakhir: Jika diperlukan, lakukan konversi rumus menjadi value dengan cara copy paste value menyerupai cara pertama tadi.

Cara3: Mengisi Sel Kosong Menggunakan Makro / VBA

Jika kita sering berulang kali harus melaksanakan isi sel kosong, maka alangkah baiknya - dan sangat disarankan - untuk memakai makro / VBA sehingga sanggup lebih cepat setiap kali kita perlu melaksanakan langkah tersebut.

• Masuk ke VBA editor dengan memakai shortcut ALT + F11, atau melalui Ribbon Tab Developer dan klik Visual Basic.

• Di dalam jendela VBA Editor, klik sajian Insert, kemudian klik Module. Langkah ini untuk menciptakan module standar gres sebagai daerah untuk menempatkan code VBA.

• Ketik atau copy code berikut di dalam module, ini merupakan teladan code VBA sederhana untuk mengisi sel kosong dengan data dari sel dari sebelah atasnya.

Sub isiSelKosong()

Dim sel As Range

For Each sel In Selection

    If sel = "" Then sel = sel.Offset(-1, 0)

Next

End Sub

Setelah code tersebut di-copy ke dalam module standar, maka perintah isiSelKosong sudah siap membantu anda setiap kali anda harus mengisi sel kosong pada data excel.

Untuk menjalankan macro tersebut sangatlah mudah:

• Seleksi range sel yang akan diisi sel kosong, 
• Masuk ke tab Developer, 
• Klik Macro, 
• Pilih macro isiSelKosong dan klik Run.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan langkah-langkah sesuai arah anak panah dalam screenshot berikut:

Demikian klarifikasi 3 cara cepat untuk mengisi sel kosong dengan mengambil data dari sel tidak kosong di atasnya. Praktis mudahan bermanfaat.

Terimakasih.

Baca juga tips excel lainnya:

3 Cara Cepat Hapus Baris Kosong di Excel
Langkah Jitu Untuk Menghilangkan Spasi Berlebih
Cara Efektif Menggunakan Format Painter Secara Berulang